O exame dessa classificação demonstra que a classe ou se serve corretamente das vantagens do controle orçamentário ou tem contato direto com operações subordinadas a controle orçamentário bem organizado e eficiente. Verifica-se, outrossim, que as duas primeiras ou não têm conhecimento ou estão mal informadas sobre o funcionamento do controle. Trata-se, na maioria, de pessoas que nunca tiveram contato direto com operações dirigidas através de um sistema eficiente de controle orçamentário, nem tampouco tiveram oportunidade de examinar o assunto de forma definitiva e real, vendo e analisando os resultados de um sistema de controle que funcionasse eficientemente.
Constatou-se, também, em alguns casos, que muitas pessoas pertencentes à primeira classe tiveram experiências negativas em organizações onde o sistema de controle falhara. Entretanto, é muito raro que as condições econômicas sejam tão más que um sistema eficiente de controle falhe completamente, mesmo porque a existencia de tais condições exclui a possibilidade de funcionamento da emprêsa. Anaüsaremos as possíveis razões de falhas dos sistemas de controle orçamentário quando tratarmos de sua metodologia.
Durante os últimos anos aumentou muito o interêsse sobre o assunto. Grande número de indústrias experimentou tal desenvolvimento no volume de suas operações que se tornou impossível dirigi-las sem um programa bem definido e minuciosamente elaborado, tanto no campo fabril como no econômico-financeiro. Nas indústrias pertencentes a grupos numerosos de acionistas, que procuram eleger para suas diretorias pessoas habilitadas, treinadas e técnicamente capacitadas, o planejamento das operaçoes a curto e a longo prazo é considerado imprescindível.
Existem, porém, muitas emprêsas de propriedade de famílias ou de um único dono, o qual, em muitos casos, foi também seu fundador. Neste grupo de empresas, que chamaríamos oligárquicas, é maior a resistência à sistematização do planejamento das operações em geral e das financeiras em particular. Este artigo tem por objetivo expor a filosofia em que se fundamenta a ideia de controle orçamentário, discutir a metodologia de um sistema de controle e demonstrar como um programa dessa natureza é realizado e integrado numa operação comercial.
Controle orçamentário é um sistema de planejamento econômico-financeiro das operações de uma emprêsa, e de fiscalização da execução do programa preestabelecido. Nos tempos atuais não há lugar para organismos que não saibam planejar o progresso. Em face da viva e agressiva concorrência e das freqüentes e violentas variações nas estruturas econômicas do mundo, qualquer organização que deseje progredir, ou, pelo menos, sobreviver, tem de planejar suas atividades e cuidar para que prossigam no sentido previsto pelo plano. Acima de tudo a emprêsa precisa diligenciar para que os resultados de seus esforços sejam efetivos, o que se demonstra pela obtenção do lucro projetado.
Uma empresa industrial mantém sua existência por sua eficiência na conversão dos diversos elementos para produzir melhor e mais barato o produto final; basicamente, porém, qualquer empresa se inicia e se mantém em operação graças ao seu poder aquisitivo. Deste modo, para adquirir as necessárias máquinas, dependências, mãos-de-obra, materiais etc., uma empresa industrial tem de possuir, inicialmente, poder aquisitivo à altura necessária, seja em forma de dinheiro, seja em forma de crédito. O dinheiro e o crédito representam valores que devem ser submetidos a uma série de transformações para assegurar a existência da empresa. Desde a formação da empresa e durante todas as fases de sua operação ocorre um fluxo de transformação de valores.
Êsse fluxo é concepção econômica que pode ser representada esquemáticamente, de modo semelhante à representação das concepções eletrônicas ou mecânicas. Da mesma forma pela qual o engenheiro industrial esquematiza e generaliza as diversas fases técnicas de sua operação fabril, ao economista cumpre esquematizar as funções econômicas inerentes à vida de uma emprêsa. Em nosso caso estamos interessados no fluxo de transformação de valores.
Simples é nosso esquema e fácil sua compreensão. Senão, vejamos. A emprêsa começa pela aquisição do capital, o que sói ser feito através da venda de ações ou cotas. Estas são adquiridas pelo público em geral ou por um grupo limitado de pessoas que hajam por bem constituir a sociedade. Dá-se início, assim, ao fluxo da transformação de valores. Emitem-se, preliminarmente, certificados ou títulos provisórios de ações, cotas e debêntures, cambiáveis e negociáveis por dinheiro ou crédito. Esta é, aliás, a primeira conversão de valores, a primeira das etapas principais do fluxo econômico: o financiamento.
De posse do dinheiro ou do crédito, a emprêsa passa a adquirir prédios, máquinas, materiais etc., e a contratar diversos serviços, como fôrça, telefone, direção, mão-deobra etc.. Essa operação, claro está, altera, de imediato, a situação financeira da emprêsa e o seu grau de solvência, porquanto faz com que o capital líquido se transforme, parcialmente, em ativo fixo e inventário. É a segunda conversão de valores, a conversão pela compra, que constitui a segunda das etapas principais do fluxo econômico.
Utilizando máquinas, materiais e serviços, a emprêsa industrial enceta a fabricação de seus produtos. Parte do valor do ativo fixo é incorporado nos produtos pela depreciação. Os materiais transformam-se em produto através do esforço da equipe de fábrica. Nesse ponto os valores que representam o uso do ativo fixo, dos materiais e de parte dos serviços estão sendo convertidos em valor do produto a ser colocado no mercado. Dá-se, então, pela operação fabril, a terceira das etapas principais do fluxo econômico: a transformação da matéria-prima em produto.
A quarta e última etapa dêsse esquema geral de fluxos econômicos de uma emprêsa industrial é a conversão pelas vendas, ou mercadização. "Vendas" é um dos serviços mais importantes para a vida do negócio. Tem por objetivo suscitar e manter no público o desejo de possuir o produto fabricado pela emprêsa, mesmo em casos onde o preço do produto exceda seu valor utilitário real. Êsse serviço requer pessoal e equipamento; o valor do uso do equipamento e dos esforços do pessoal de vendas adiciona-se ao custo do produto. Adiciona-se, também, a êsse custo o valor dos serviços da administração da emprêsa. Por outro lado, o uso do capital que se permite converter em produto não pode ser gratuito. Assim, ao custo do produto adiciona-se agora o valor do custo de uso do capital necessário para sua fabricação. Êsse custo é pela emprêsa considerado lucro. Na verdade, porém, o lucro é o custo do uso do capital empregado pela emprêsa em suas operações. O valor dêsse custo é muito flexível, variando de acordo com as condições do mercado e as regras gerais do comércio. Dêste modo, a conversão pelas vendas é a última etapa principal, onde o valor de todos os elementos convertidos em produto é transformado, de nôvo, em dinheiro ou em crédito, e se fecha o ciclo das transformações.
Compreende-se que muitas funções das diversas etapas supracitadas não se desenvolvem simultaneamente, e que o grau de deslocamento das fases pode ter qualquer magnitude, dependendo do órgão sintonizante, que é a administração ou a gerência. É possível, também, que uma emprêsa possa ter vários fluxos econômicos independentes, cada um fora de fase com os outros. Todos, porém, devem obedecer a uma ordem de seqüência funcional, começando e terminando da mesma maneira, mesmo que em nível e tempo diferentes. As variações nas intensidades dos fluxos, as diferenças em nível ou fase e os demais aspectos de cada fluxo devem ser cuidadosamente estudados e atentamente observados durante seu percurso. Aqui, como em qualquer ramo da ciência ou da tecnologia, para se obterem bons resultados dos fenômenos usados e operados é necessário compreender bem as bases da existência dêsses fenômenos, suas origens e as razões de seu comportamento, sem o que não se poderá tirar proveito dêles. O dirigente de uma emprêsa, portanto, não pode ignorar o funcionamento e a interdependência de todos os fatores presentes, internos e externos, que atuem por dentro e por fora de cada um dos fluxos econômicos e que possam influir em suas diversas etapas.